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Armazenamento de arquivos — Espaços de armazenamento — Profissionais
Consultas de clientes sobre armazenamento de arquivos são mais adequadas para fornecedores capazes de separar o aluguel do espaço da custódia de registros documentados. Eles devem esclarecer os serviços de identificação, recuperação e preservação, além de indicar os requisitos específicos de mídia, em vez de prometer que um único ambiente serve para todas as coleções.
Armazenamento e recuperação controlada de documentos em papel ou outros materiais de arquivo definidos, com atenção às condições de preservação, identificação e acesso autorizado. Mídias especiais e documentos confidenciais podem exigir medidas que vão além do armazenamento comum em caixas.
- Inventário e armazenamento de caixas de arquivo
- Rastreamento de recuperação acordado
- Avaliação dos requisitos de preservação e acesso
- Cópia de segurança ou digitalização automática
- Condições de conservação garantidas sem um serviço específico.
- Identificar mídia e condição
- Concordar com a estrutura de estoque
- Analisar a adequação ambiental
- Defina recuperação autorizada
- Estabelecer instruções de retenção e liberação
Separe o armazenamento da catalogação, recuperação, transporte e qualquer atendimento especializado. Indique a unidade de registro utilizada para faturamento e as taxas para solicitações frequentes de arquivos, para que o cliente possa comparar o custo operacional real.
- A contagem de caixas pode não refletir o trabalho de recuperação em nível de arquivo.
- Instruções de retenção indefinidas podem deixar os registros armazenados indefinidamente.
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